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COMO CREAR UN PRESUPUESTO PARA TU NEGOCIO

Como nueva propietaria de una empresa, hay muchas cosas nuevas por descubrir y aprender. Y una de ellas, que es super importante, es cómo hacer un presupuesto empresarial y eso puede ser un reto si nunca has hecho uno.

¿Cómo saber dónde encontrar la información financiera correcta?, ¿En dónde aprender la terminología de las finanzas comerciales?

Seguro no sabes ni por dónde empezar y todo esto puede ser suficiente para asustar a algunas mujeres empezado un negocio. Pero el proceso de cómo crear un presupuesto para tu negocio no es realmente tan difícil si lo abordas de la manera correcta. Todo se puede dividir en seis pasos.

Cómo crear un presupuesto de negocios:

Pero primero hablemos de la importancia que tiene hacer un prepuesto para tu negocio. Hacer un presupuesto te ayuda a tener una idea de cómo se verán las finanzas en el futuro. Esto requiere poner atención y llevar un control de las finanzas todos los meses para poder tomar decisiones que ayuden al negocio de manera mas certera y concreta.

Cuando acabas de abrir un negocio, crear un presupuesto es una de esas cosas que regularmente se quedan en el camino y no le damos mayor importancia, más si el negocio está teniendo una ganancia significativa.

Tener un presupuesto puede ayudar a asegurar el éxito a largo plazo del negocio, un presupuesto te ayuda a ver cómo te va en la semana, un estimado de cómo te ira el próximo mes, el próximo año y también los años siguientes.

Llevar un control mes con mes te permite ver si el negocio está pasando por una temporada un poco lenta y ajustar tu presupuesto a ello, de igual manera, si el negocio esta en un auge increíble, esto te permite tomar decisiones tal vez un poco más riesgosas que pueden ayudar a que tu negocio crezca.

En otras palabras, no necesitas una bola de cristal para dirigir un negocio, pero sí necesitas aprender cómo crear un presupuesto empresarial. Y eso requiere intuición y conjeturas para asegurarse de que todo siga funcionando sin problemas.

En pocas palabras un presupuesto te ayuda:

-Haciendo el negocio más eficiente

-Señalando los fondos sobrantes que puedes reinvertir.

-A predecir meses lentos y mantenerte sin deudas

-Estimando lo que se necesitará para ser rentable.

-Proporcionando una ventana al futuro.

-Ayudándote a mantener el control del negocio.

Crear un presupuesto empresarial hará que tu negocio sea más fácil y más eficiente. Un presupuesto comercial también puede ayudarte a asegurarte de que estás gastando dinero en los lugares correctos y en el momento adecuado para mantenerte sin deudas.

Cómo crear un presupuesto de negocios: la guía fácil de 6 pasos

Estos 6 pasos de como crear un presupuesto empresarial te ayudarán a que el proceso sea mas fácil.

Si ya tienes tiempo con tu negocio el proceso será mas fácil por que ya tienes datos con los que puedes trabajar. Pero si tu negocio es nuevo, tendrás que hacer una investigación sobre los costos típicos dentro de la industria a la cual está dirigido tu negocio, así poder tener alguna estimación sobre las finanzas.

Vamos a desglosar cada paso.

Paso 1: Examina tus ingresos

El primer paso en cualquier ejercicio de presupuesto es mirar atrás en tu negocio y tener bien ubicadas todas tus fuentes de ingresos y la suma de todas esas fuentes para saber cuál es el ingreso mensual.

Cuando hagas este paso asegúrate de solo calcular los ingresos, no las ganancias. Tus ingresos son todo el dinero que entra al negocio antes de que se reduzcan los gastos. La ganancia es lo que queda después de deducir los gastos.

Es importante ver esto durante varios meses, preferiblemente durante al menos los 12 meses anteriores, siempre y cuando los tengas.

Con 12 meses (o más) de información, puedes examinar cómo tus ingresos mensuales cambian con el tiempo y buscar patrones estacionales. Esto es importante porque, por ejemplo: Tu empresa puede experimentar una caída después de las vacaciones, o durante los meses calurosos de verano. Si conoces estos cambios estacionales, podrás prepararte con anticipación para los meses “lentos” y tener un colchón financiero.

Paso 2: Resta los costos fijos

El segundo paso para crear un presupuesto comercial es sumar todos los costos fijos. El término costos fijos se aplica a cualquier costo que sea necesario de forma recurrente, estos pueden ser diariamente, semanalmente, mensualmente o incluso anualmente, así que asegúrate de tener la mayor cantidad de información posible.

Estos son algunos ejemplos de costos fijos que puedes tener en tu negocio:

-Alquiler

-Suministros

-Pago de deudas (prestamos)

-Nóminas

-Depreciación de activos

-Impuestos

-Seguros

Tómate tu tiempo para asegurarte de tener bien identificados todos los costos fijos que tiene tu empresa. Una vez que ya los tengas, resta esa cantidad a tus ingresos para pasar al siguiente paso.

Paso 3: Determina los gastos variables

Los gastos variables son aquellos que cambian según la necesidad de tu negocio y muchos de estos son necesarios para que tu negocio permanezca en funcionamiento.

También vas a encontrar gastos que no son necesarios para el funcionamiento del negocio, pero que sería bueno tener, o extras que pueden variar. Estos se denominan “gastos discrecionales”, que también puedes acumular en tu fondo de gastos variables.

Algunos ejemplos de gastos variables son:

-Sueldo del propietario

-Reemplazo de equipos

-Material de oficina

-Desarrollo profesional

-Costos de mercadeo

-Utilidades

Durante los meses de escasez, debes reducir estos gastos variables, comenzado con los gastos discrecionales. Sin embargo, durante los meses rentables, puedes aumentar estos gastos para un beneficio a largo plazo.

Paso 4: Reservar un fondo de contingencia para costos inesperados

Sabemos que los gastos inesperados siempre pasan en el peor momento, como cuando tienes un evento importante y se te descompone el coche o hay alguna emergencia para la cual no estabas preparada. Estos costos surgen cuando menos los esperas y, generalmente, cuando el presupuesto es más ajustado.

Evita el temor a estos gastos inesperados en tu negocio asegurándote de tener algo de dinero extra a la mano al planificar las contingencias dentro de tu presupuesto. De esta manera estarás preparada por si algún equipo se descompone o hay que comprar uno nuevo.

Los dueños de negocios dicen que: si tienes un presupuesto para un problema, la emergencia nunca surge. Pero ¿si se presenta una emergencia? Ya estás preparada para ello, has presupuestado para ello.

Paso 5: Crea una cuenta de ganancias y pérdidas

Una vez que hayas recopilado toda la información anterior, es hora de juntarlo todo para crear tu estado de resultados (ganancias y pérdidas).

El solo hecho de mencionar una cuenta de pérdidas y ganancias puede provocar un sentimiento de preocupación. Pero recuerda que has hecho todo el trabajo y solo son sumas y restas. Ahora suma todos tus ingresos del mes y todos los gastos del mes y espera tener un numero positivo.

Sí, así es. ¡Esto quiere decir que tienes utilidades!

Pero si no es así, esto quiere decir que hay una pérdida. Pero eso también está bien, esto hace que te des cuenta que no siempre tu negocio es rentable y esto es más común cuando vas empezando. Pero no te desanimes, para eso estás aprendiendo a hacer un presupuesto.

Paso 6: Describe tu presupuesto de negocios orientado al futuro

Ya sea que tu negocio sea nuevo o ya tengas tiempo con él, proyectar lo que puede suceder en el futuro es una cuestión de conjeturas.

Ahora que ya tienes la historia financiera de tu negocio, es hora de crear tu presupuesto, ese es un documento que hace referencia al futuro de tu negocio.

Para este paso es necesario hacer referencia a tu estado de resultados (ingresos menos gastos), para comprender los altibajos de tu negocio, saber qué inversiones vale la pena repetir y cuáles hay que evitar en un futuro.

En el estado de resultados, busca estas tendencias:

-Grandes compras de suministros o equipos que crean una pérdida beneficiosa.

-Los meses “lentos” por qué se dieron (vacaciones, crisis económica)

-Al analizar el estado de resultados, estamos buscando formas de explicar las fluctuaciones y cambios en el negocio.

Cómo hacer de este presupuesto un presupuesto eficiente. Estos son algunos ejemplos:

-Puedes invertir en un software de contabilidad para hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y así crear automáticamente las declaraciones de ingresos y gastos.

-Contratar a un contador de confianza, que te ayude con el presupuesto, corrija el curso del negocio si se desvía y que se asegure de pagar los impuestos necesarios. Sin embargo el no te ayudará a generar ventas y a crecer el negocio, eso depende de ti.

– Dividir el proceso al crear el presupuesto de tu negocio. Tómate tu tiempo para hacer el presupuesto, es más fácil cuando haces parte por parte y divides el trabajo en varios días.

Saber cómo crear paso a paso un presupuesto empresarial y administrarlo de manera eficiente hará que tu trabajo como propietaria de un negocio sea un poco más fácil. ¡Buena suerte!

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