Por Qué Las Oficinas Abiertas Te Hacen Menos Productiva

Por Qué Las Oficinas Abiertas Te Hacen Menos Productiva

Durante años, el diseño de la oficina abierta se promocionó como la nueva y mejorada arquitectura del lugar de trabajo.

Si los finales de los años 90 nos trajeron el estilo de Office Space (espacios de trabajo sombríos enmarcados por paredes de cubículos beige sin vida), el siglo XXI marcó el comienzo de oficinas amplias y luminosas.

Al igual que los refrigerios y café ilimitados, el concepto de oficina abierta parecía revolucionario, destinado a mejorar la calidad de la experiencia laboral de un empleado.

Dejando de lado la estética, los gerentes imaginaron que las oficinas abiertas aumentarían las interacciones entre colegas y mejorarían la cooperación y la productividad.

Por ejemplo, las oficinas de Facebook, MK20, también son oficinas abiertas diseñada por Gehry, el entonces Director General de Facebook dijo:

“Realmente crea un ambiente donde las personas pueden colaborar; pueden innovar juntos. Hay mucha espontaneidad en la forma en que las personas se topan unas con otras, solo un espacio creativo de colaboración realmente divertido".

Aparentemente, incluso Mark Zuckerberg tiene un lugar designado (Felicitaciones a Zuckerberg por practicar lo que él predica, si es que, de hecho, trabaja en la oficina abierta).

Aunque los espacios abiertos de oficina puede hacer que otro día en la oficina parezca mucho más atractivo, la realidad de estas oficinas “transparentes”, en términos de interacción y productividad de los empleados, es mucho menos clara.

La verdad sobre el diseño de oficinas abiertas

¿Más colaboración o más distracción?

El hablador tres escritorios a la derecha; golpecitos constantes en el hombro; el chico que incesantemente hace clic en su pluma; la niña que come un bocadillo todas las tardes.

Muchos se encuentran más propensos a la distracción en estos diseños de oficinas.

Muchos argumentan que el diseño de oficina abierta fomenta la comunicación entre los empleados y esa colaboración mejorada compensa el impacto negativo que la distracción tiene en la productividad de su equipo.

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Pero, ¿realmente estas las oficinas incitan a la colaboración?

En 2018, el profesor asociado de la Escuela de Negocios de Harvard, Ethan Bernstein, publicó un estudio que analiza los impactos de los espacios de trabajo abiertos en la colaboración.

Fue el primer estudio de este tipo que analizó de manera empírica cómo la transición a las oficinas abiertas afectó la productividad y las interacciones diarias de los empleados.

El estudio descubrió que los empleados tenían sustancialmente menos interacciones cara a cara después de cambiar a espacios de oficina abiertos.

En lugar de aumentar las colaboraciones cara a cara, la arquitectura abierta parecía desencadenar una respuesta humana natural para retirarse socialmente de los funcionarios e interactuar por correo electrónico y mensajería instantánea.

“Si estás sentado en un mar de personas, por ejemplo, puede que no solo trabajes mucho para evitar la distracción (por ejemplo, colocándote auriculares grandes) sino, porque tienes una audiencia en todo momento, también sientes presión para parecer muy ocupados ". - Profesor Bernstein

Más allá de las interacciones, el estudio encontró que los trabajadores se volvieron menos productivos en las oficinas abiertas. Lo que es más importante desde una perspectiva gerencial, la calidad del trabajo también disminuyó.

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Una alternativa a la arquitectura abierta: pequeños equipos, espacios privados.

Para empezar, se trabajan en pequeños equipos multifuncionales de 5-6 personas.

Cada equipo incluye un líder, que trabaja codo a codo con los otros líderes.

Se ha comprobado que los equipos que incluyen un miembro de cada rol diferente son consistentemente más efectivos.

A cada uno de los pequeños equipos, se les da su propio espacio. Cada grupo tiene su propia habitación, con una puerta para mayor privacidad, pizarrones grandes, escritorios grandes, espacio para estirarse y varias herramientas de productividad.

Estos espacios privados ayudan a los equipos a mantenerse enfocados. Sin las distracciones de una oficina abierta llena de colegas, no tienen necesidad de auriculares para tratar de ignorar a sus compañeros.

Un estudio de la Universidad de Sydney encontró que el ruido es el elemento número uno que molesta a los empleados en las oficinas abiertas. Y los resultados de la distracción por ruido fueron dobles: menor productividad y mayores tasas de ausentismo.

Un espacio de trabajo que limita la distracción no es solo una decisión de recursos humanos, es una decisión financiera. Se estima que dicha distracción les cuesta a las empresas estadounidenses casi $ 1 billón de dólares al año.

En lugar de luchar contra la distracción, los equipos multifuncionales colaboran abiertamente, no de manera autoconsciente, con los miembros de su equipo, y se basan en la energía de los demás.

Es sorprendente lo mucho que estas habitaciones han aumentado su productividad.

Incluso las oficinas de Facebook mencionadas anteriormente tienen lo que denominan "espacios de escape". Seguramente muchos empleados de Facebook se encuentran retirándose a estos lugares por privacidad, especialmente para proyectos que requieren un enfoque intenso.

¿Qué tan pequeños deben ser los equipos?

En 2014, los investigadores Albert Kao e Iain Couzin publicaron un estudio que demuestra que:

Trabajar en grupos pequeños puede aumentar la precisión de las decisiones en muchos contextos. Porque los grupos pequeños obtienen lo mejor de ambos mundos: el beneficio de la sabiduría colectiva, sin el ruido excesivo de la multitud.

Las opiniones pueden diferir sobre el tamaño óptimo de un equipo pequeño.

En un libro de Harvard Business Press, los autores postulan que:

7 es el número mágico de los miembros del equipo para la efectividad de la toma de decisiones. Una vez que se alcanza ese número, cada miembro adicional reduce la efectividad en un 10%.

Por lo que cada organización es única y depende del tipo de organización y de los tipos de decisiones y proyectos que se manejan. Tal vez requerir 7 personas en cada grupo sería excesivo en muchos casos. Pero esa es una decisión que cada empresa debe tomar en función de sus circunstancias comerciales.

Las oficinas abiertas no significan que toda la oficina estará colaborando en cada proyecto o decisión. Pero tampoco que sean propicios para un trabajo en equipo efectivo.

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En resumen

Aunque los gerentes pueden preferir la arquitectura de oficina abierta, especialmente por el beneficio económico, un creciente cuerpo de investigación en los últimos años ha demostrado la desventaja de las oficinas abiertas.

Si bien los cubículos se sienten tristes, pueden no ser peores en términos de productividad.

Aunque puede que esta no sea una opción viable para todas las empresas en todo momento del día, los estudios recomiendan al menos ofrecer espacios privados a tiempo parcial, como los cubículos de Facebook.

LO MEJOR DE NINJA MAMI

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